Ce sont deux opérations d’envergure qui se terminent au centre logistique d’Avelin. En effet, 69.000 boîtes d’archives ont été détruites in situ sur Avelin, 8 400 sur Arras et 8 300 autres boîtes déménagées d’Arras vers Avelin.

Vers un traitement « augmenté » des archives physiques de nos clients : un exemple l’ADE*

Cet été, dans le cadre d’une vaste opération de nettoyage du site d’Arras menée de concert par le Centre de Services d’Avelin et la Gestion Immobilière ce sont 7 900 boîtes d’archives ADE* qui ont été transférées des sous-sols d’Arras vers Avelin.

Ces archives sensibles, dont les plus anciennes remontent à 2005, contiennent les questionnaires et données médicales de nos clients liés à leurs opérations de financement. Les équipes du Service ADE ont en amont procédé à un référencement minutieux de catégorisation des archives ainsi que de leurs dates de destruction réglementaire.
Ce transfert s’inscrit dans le cadre de la construction du futur site arrageois, du déménagement des services et dans notre ambition de disposer de deux nouveaux sites « 0 papier. »

Un protocole de sécurité exemplaire

Ce transfert de documents confidentiels a nécessité la mise en place d’un protocole spécifique. Du déménagement initial jusqu’à l’archivage définitif, chaque étape a été sécurisée. Cette opération a permis de tester à Avelin une innovation technologique : le pilotage des rayonnages motorisés via application smartphone, permettant de sécuriser l’ouverture et la fermeture par code d’accès ou badge RFID.

Une mobilisation collective

Menée par Valéry Tréhout et son équipe, cette opération a mobilisé plus d’une dizaine de services contributeurs : ADE, Juridique, Direction des Crédits et Engagements, Gestion Immobilière, Logistique, entre autres. Du mobilier de rangement a également été transféré pour libérer les espaces dans les bureaux arrageois.

Avelin, centre de services à valeur ajoutée

Au-delà du stockage et de la numérisation, notre centre logistique devient un véritable Centre de Services : gestion du courrier interne et externe, digitalisation, recherches documentaires. Notre Projet d’Entreprise, via RAFA, nous donne la possibilité et l’élan nécessaire pour repenser nos process en profondeur et identifier de nouvelles optimisations (ex : optimisation des navettes courrier interne).

* Assurance Des Emprunteurs.